Assistenz der Amtsleitung

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungsarbeiten und Vorzimmertätigkeiten, Sicherstellen der Erreichbarkeit des Amtes, Beantragung sowie Terminverwaltung der Amtsleitung
• Aufgaben der Personalsachbearbeitung (z.B. Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Aus- und Fortbildungen), der Organisation des Dienstbetriebs (z.B. Beschaffung von Büromaterial und Fachliteratur) und der Hausverwaltung des Dienstgebäudes (Mängelmeldungen, Verwaltung der Gebäudeschlüssel etc.)
• Erteilung von Planungsaufträgen und Beschaffung von Büroeinrichtungen
• Budgetbewirtschaftung / Rechnungssachbearbeitung mit SAP
• Betreuung des Dokumentenmanagementsystem im Rechnungsprüfungsamt als internes sachbezogenes Ablagesystem
• Bearbeitung strategischer Themen der Amtsleitung (z.B. Erstellen von Mindmaps und Organigrammen zur Vorbereitung der Berichterstattung an die politischen Gremien; Fertigen von Prozessbeschreibungen zur Optimierung und Digitalisierung hergebrachter Abläufe, Modellierung von Workflows, Einführung neuer technischer Tools zur Teamkoordination, Entwicklung von Zielen und Möglichkeiten der Personalentwicklung im Rechnungsprüfungsamt).

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

• eine entsprechend abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder
• den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• mindestens 2-jährige einschlägige idealerweise aktuelle Berufserfahrung
• selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• strukturierte und effiziente Organisation von Arbeitsabläufen
• gutes Zeitmanagement
• Sorgfalt und Genauigkeit, insbesondere bei der Bearbeitung von Vorgängen und Daten
• gute Rechtschreibkenntnisse
• sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie SAP und SP Expert. Ferner sind Kenntnisse im SIM (Sitzungsmanagement der LHH), Dokumentenmanagementsystem, Mindmaps und KanBan wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sich zeitnah Kenntnisse anzueignen. Entsprechende Fortbildungen werden angeboten.
• fundierte Kenntnisse der internen Verwaltungsprozesse
• Gender- und Diversitykompetenz

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• Home-Office-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Dienstrad-Leasing
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe 08 TVöD (A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)). 

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst als Krankheitsvertretung mit wöchentlich bis zu 30 Stunden zu besetzen. Wir kommen gerne mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch. Eine unbefristete Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses ist bei Wegfall des Vertretungsgrundes nicht ausgeschlossen.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Zur Förderung der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern ermutigen wir gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz insbesondere Frauen, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter https://karriere.hannover.de/.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Marina Gamrezki (Tel. 0511 168-33144, marina.gamrezki@hannover-stadt.de) als Ansprechpartner*in zur Verfügung. 

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte mit Ihrer vollständigen und aussagefähigen Bewerbung bis zum 31.01.2026 online über unser Bewerbungsportal.

Noch nichts Passendes dabei?

Dann bleiben Sie mit uns im Kontakt. Wir freuen uns auch über Initiativbewerbungen und beraten Sie gern über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten.

Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH-spezifischen Regelungen verwiesen.